Se han detectado graves imprecisiones referentes a los requisitos y los trámites relacionados, que causan desconcierto e incomodidad por la pérdida de tiempo que ello implica. Esto se resume en:
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el trato con el graduando y horarios de atención.(ítem 1)
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el tiempo de vigencia de los documentos solicitados (no caducan) y la pertinencia de solicitarlos.(ítem 2,3,4,5,6)
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los requisitos especiales sobre la donación del libro.(ítem 7)
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exigencias arbitrarias y sin fundamento sobre el atuendo en las fotos.(ítem 8)
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la disponibilidad de los documentos para el acto de sustentación (entrar a comisión de titulación) y la respectiva recolección de firmas.(ítem 9)
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el incumplimiento de los plazos para avisar al bachiller sobre fecha de la sustentación.(ítem 10)
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el sorpresivo cobro del alquiler del proyector multimedia,(ítem 11) y
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las funciones y plazos de los evaluadores del trabajo presentado para optar el título de ingeniero. (ítem 12)
1. Trato con el Graduando
El éxito de la titulación depende del número de inscritos que logran titularse al término del plazo. Un factor que contribuye con el desaliento de los graduandos para culminar “El Documento” (tesis, informes) lo constituye el trato recibido por parte del personal administrativo de la FIEE con el que el graduando se encuentra.
Los graduandos (bachilleres) que aspiran a un título profesional, sin distinción de edad, han expresado cierta incomodidad ante el trato de las secretarias de las oficinas (mesa de partes, titulación por actualización de conocimientos, comisión de titulación y escuelas profesionales).
Estos graduandos esperan un trato grato y amable que es demostración del interés del empleado por servir al interesado, muy contrario al que es percibido actualmente, que se traduce: en dificultar el avance de los trámites, no proporcionar la información completa sino “por puchitos”, contradecirse en los requisitos, irse a almorzar antes e la hora y regresar muchos minutos pasada la misma, además de no responder en la mayoría de los casos al saludo al ingresar a sus oficinas. El mensaje recibido es claro: “El personal administrativo nos hace un gran favor”, no podemos exigir ni quejarnos porque entonces los trámites podrían durar mucho más o también nos podrían pedir otras cosas.
Propuesta: Lo que se propone para solucionar este problema es lo siguiente:
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Brindar capacitación al personal involucrado para que cambie su trato hacia los graduandos y alumnos en general.
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Se establezcan turnos para almorzar de tal manera que quede siempre alguien para la atención al público.
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Se precisen algunos aspectos respecto a los trámites (que serán detallados en las siguientes secciones).
2. Diploma de Bachiller Fedatada
Existen tres aspectos que deben señalarse:
a) Número de ejemplares Se solicita para la inscripción en el programa de titulación una copia fedatada del Diploma de Bachiller que es archivada en el expediente personal. El error es que para la sustentación del informe de suficiencia se pide nuevamente una copia fedatada del Diploma de Bachiller.
En la práctica la copia fedatada existente en el expediente constituye uno de los documentos originales que irán empastados con el Informe de suficiencia por lo que no es necesario solicitar otro original.
Otro considerando de porqué no debe solicitarse otra copia fedatada esta sustentada en el artículo 40.1.7 de la ley 27444 (“Ley del Procedimiento Administrativo General”.) en donde se precisa lo siguiente:
Documentos prohibidos de solicitar-"documentos o copias nuevas, cuando sean presentadas otras, no obstante haber sido producidos para otra finalidad, salvo que sean ilegibles.”
Propuesta: “Copia Fedatada de Diploma de Bachiller” sólo debe aparecer cómo requisito para la inscripción al programa. Este requisito debe ser retirado del listado solicitado para la sustentación o en su defecto debe aceptarse una copia simple del documento ya presentado.
b) El Fedatario Aunque esté presente todo el día en su oficina, sólo fedata diplomas luego de las 4 de la tarde. A esa hora es imposible presentar ese documento a las oficinas administrativas FIEE. Esto obliga a los interesados a regresar en el mejor de los casos a día siguiente para la entrega del documento.
Propuesta: Exigir al fedatario hacer fedata de las copias de los documentos en doble horario, es decir un horario matutino (11 a.m. a 1 p.m.) y vespertino (después de las 4 de la tarde).
c) Tiempo de vigencia de la fedatada. No existe tiempo de vigencia para la copia fedatada. La Ley 27444, la cual es referida en el sello del fedatario, no indica fecha de caducidad de este documento.
si fuera el caso en que la Universidad o una de sus dependencias fijara fecha de caducidad para cualquier documento, su aceptación al momento de la inscripción para el proceso de titulación por cualquier modalidad implica su validez hasta la culminación del procedimiento (dentro del plazo de un año de la fecha fijada luego de acabado el curso o el estipulado para las otras modalidades).
Propuesta; Instruir al personal administrativo, así cómo a los interesados, que la “Copia Fedatada del Diploma de Bachiller” entregada al momento de inscribirse tiene validez durante todo el proceso de titulación. Esta disposición debe estar permanentemente publicada en lugar visible.
3. Constancia de Egresado
Para la inscripción se solicita una copia. Para iniciar el proceso de sustentación se solicita la original.
De igual forma y por los mismos motivos que el anterior ítem 2, la Constancia de Egresado carece de fecha de caducidad. (art 40 - Documentación Prohibida de Solicitar- Ley 27444), también por que los datos (el estado) no han sufrido variación alguna, es decir el egresado sigue siendo egresado así lo haya sido hace muchos años. Concluyendo, no existe caducidad porque tal documentación ha sido expedida por la misma entidad (Art 40.1.2 ley 27444).
Propuesta La propuesta es la misma que en ítem 2.
4. Certificado de Notas Depurado
Para la inscripción no es solicitado copia ni original de este documento. Para iniciar el proceso de sustentación se solicita la original.
Para la fecha de caducidad se esgrimen los mismos argumentos que en los ítems 2 y 3. Tampoco se indica que el Certificado de Notas debe constar en su línea final la SITUACIÓN DEL ALUMNO: BACHILLER.
Propuesta: Precisar en la documentación solicitada que el Certificado de Notas no tiene fecha de caducidad y además que es indispensable que la línea final de tal certificado indique que la situación del alumno es de Bachiller y no de Egresado. Esto debe publicarse en un lugar visible.
5. Constancia de no tener medidas disciplinarias
Para la inscripción se solicita una copia. Para iniciar el proceso de sustentación se solicita la original.
Un error detectado es que este requisito no aparece en la carpeta informativa (ítem n° 5 – de los documentos a presentar para la Sustentación del Informe de Suficiencia).
Bajo los mismos argumentos este documento no tiene caducidad. Las medidas disciplinarias son efectuadas en pregrado. Una “Constancia de no tener medidas Disciplinarias” entregada en cualquier fecha (incluso cuando era egresado) tiene validez por cuanto no se precisa en este documento la situación del alumno.
Propuesta: Precisar en la documentación solicitada que la Constancia de no tener medidas Disciplinarias no tiene fecha de caducidad. Esto debe ser publicado en un lugar visible, e incorporado en el ítem 5 de la carpeta informativa del Programa de Titulación.
6. Constancia de no adeudos
Es solicitada para iniciar el proceso de sustentación. Se solicitan dos tipos de documentos: No adeudos de la FIEE y No adeudos de la ORCE.
Lo constituye una serie de sellos que deben ser recabados. El artículo 40.1.6 de la les 27444 indica que está prohibido recabar sellos de la propia entidad, ya que deben ser acopiados por la autoridad a cargo.
Esto se cumple en parte ya que el trámite de la Hoja de No adeudos de la FIEE es realizado por la misma facultad. Para la Constancia de No adeudos de la ORCE, el interesado hace uso de su familia o de tramitadores quienes recaban las firmas necesarias.
Propuesta: Modernizar el procedimiento de no adeudos mediante base de datos, y herramientas de gestión informática.
7. Donación de libro
Es uno de los aspectos más incómodos y de mayor desaliento para el interesado en titularse.
La documentación entregada sólo indica “Donar 1 libro a la Escuela Profesional de la Especialidad” a la que pertenece, en el ítem 5 de la carpeta informativa. En la Guía para Tramitar las Constancias de No Adeudos se estipula que el libro a donar debe ser:
Muchos compran con anticipación el libro de su elección, incluso luego de consultar con el asesor o a solicitud de alguno de los profesores del programa de titulación.
Problema:
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En ninguna parte de la carpeta informativa se indica que el libro debe ser elegido de una lista que cambia semana tras semana.
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Los libros solicitados no siempre están disponibles en la LIBUN.
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De querer hacer la compra en el extranjero, los libros cuestan el doble por el traslado además de la demora en la entrega local.
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Algunos profesores desconocen la existencia de tal listado.
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En la vitrina de las Escuelas Profesionales existía un aviso en donde se precisaba que la lista era sugerida, sin embargo al entregar el libro se exigía el cumplimiento de la lista.
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En la lista entregada se establece que el libro podía ser comprado en cualquier librería, pero también en la distribuidora CELIS. (¡!)
La serie de hechos enumerados causan desaliento y molestia en los interesados porque:
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este listado constituye una preocupación adicional.
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no se puede encontrar el libro en cualquier librería y menos en LIBUN
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por coincidencia la distribuidora CELIS es la que casi siempre tiene la totalidad de libros.
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tal distribuidora funciona en una casa a diferencia de la librerías e importadoras reconocidas y en un lugar poco comercial y retirado.
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Tal relación especial con la distribuidora CELIS causa suspicacia, afectando la imagen de la FIEE.
Propuesta:
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Eliminar la “Lista Obligatoria de Libros”
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Incluir en el “Listado de Libros Sugeridos” los libros disponibles en las librerías reconocidas.
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Exigir el visto bueno del Coordinador del Programa de Titulación para los libros que no aparezcan en la lista sugerida.
8. Fotos
El personal administrativo también ha mortificado a los interesados respecto a este requisito. Esto se debe principalmente a que no se informa la cantidad de fotos requeridas, ni sus características (tamaño, atuendo, fondo, lentes, sombrero).
Ejemplo: la foto solicitada para el acto de sustentación sólo necesita ser de tamaño pasaporte y en fondo blanco. No es exigible por la secretaria fotos con saco y corbata.
En la ORCE los interesados al actualizar sus datos se toman una fotografía digital en la misma oficina con la indumentaria que llevan puesta, no exigiéndose ningún tipo de vestimenta en especial, lo que tampoco se aplica a los otros documentos (certificados de notas, constancias) de la universidad.
Propuesta; Se debe instruir a la secretaria y a los interesados que la única oportunidad en la que se exige una foto con saco y corbata es al momento de recoger el título (2 fotos pasaporte). Este requisito debe estar publicado en la vitrina de la FIEE.
9. Firma de documentos para la Comisión de Titulación
La recolección de firmas de estos documentos se inicia luego de que el ingeniero especialista da su conformidad.
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El Formato A necesita la firma del interesado, del especialista y del asesor.
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El formato B necesita la firma del asesor y del interesado.
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El último formato (fecha de sustentación) sólo la firman de los tres miembros del jurado.
La firma de estos documentos toma cierto tiempo por lo siguiente:
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La impresión de ellos por parte de la secretaria se dilata innecesariamente pudiendo en algunos casos pasar varios días, pese a que éstos se encuentran en su PC listos para colocar los nombres de los jurados, el título del informe y el nombre del expositor. Luego de impresos la comunicación al interesado para que se acerque a firmar puede tomar también varios días.
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Recoger las firmas de los tres miembros toma un tiempo adicional, especialmente cuando no se dispone de ello. Las alternativas para el recojo de firmas son:
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Esperar para que se acerquen los miembros del jurado a firmar estos documentos. (puede tomar varios días o semanas en el caso de los docentes a tiempo parcial)
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Que el interesado busque a los miembros del jurado.
Propuesta: Tener los documentos listos para imprimir con el nombre de los miembros del jurado y el del sustentante. La secretaria llenará los datos faltantes (sólo el título si fuese modificado) y le hará firmar al ingeniero especialista dos de los documentos que le correspondan en el momento de entregar la conformidad del trabajo (si fuera posible). Luego se esperará a que los demás miembros se acerquen a firmar o se le facilitará al interesado la opción de buscar a estos miembros faltantes.
10. Aviso para la sustentación
Han ocurrido deficiencias tales cómo bachilleres a los que se les aviso el mismo día o con un día de anticipación para sustentar. Otros coordinaron con sus jurados la fecha según la disponibilidad de todos los participantes.
El artículo 23° del Reglamento para el Otorgamiento de Grado Académico de Bachiller y Título Profesional, indica lo siguiente: “El lugar, la fecha y la hora de la sustentación serán publicados en la Facultad con no menos de dos días de anticipación”. Debe entenderse además que una vez que se le comunica al interesado que la Comisión de Titulación aprobó su tema, éste se encarga recién de:
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sacar las tres copias fotostáticas a su informe.
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acercarse a pagar por las Facilidades para La Sustentación, es decir, recoger la orden de pago, luego dirigirse a caja UNI, y finalmente regresar y entregar la boleta respectiva.
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adquirir agua de mesa, y para la celebración, vino y bocaditos.
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preparar y ensayar su exposición.
Un caso particular lo constituye una reciente sustentación en la que el día sábado se fijó la fecha de sustentación para el lunes siguiente, ese mismo sábado les avisaron a los miembros del jurado, pero recién el domingo (un día antes de la sustentación) se le avisó al sustentante. Considerando que el aviso estuvo publicado el sábado y el domingo (dos días calendario).
Propuesta; Al margen del tiempo de publicación, debe ser imprescindible que al sustentante se le avise previamente también con los mismos dos días de anticipación por teléfono a su domicilio a su teléfono celular.
11. Alquiler de proyector multimedia
Los sustentantes son conscientes de que este pago es una contribución para la facultad, ya que algunos pueden agenciarse un proyector de su trabajo, o incluso alquilado a terceros.
El pago por “Alquiler de Proyector” es considerado “fuera de presupuesto” o un “costo sorpresa” por no haber sido comunicado de ello a los participantes del programa de titulación con la debida anticipación, es decir ni en la carpeta informativa, ni por correo, y tampoco publicado en las oficinas de titulación.
Muchas veces el sustentante se entera de esto con pocos o ningún día de anticipación lo que lo pone por lo general en aprietos, cómo se mencionó en el ítem anterior.
Propuesta: En posterior posteo (ver enlace) se propone que este pago se catalogue como “Facilidades para la Sustentación”.
Es imprescindible lo siguiente:
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este pago sea informado en la documentación entregada a quienes optan por alguna modalidad de titulación y publicado en la vitrina de la oficina de titulación.
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se exija la presentación de la boleta de dicho pago cómo uno de los documentos necesarios para dar inicio a los trámites de La Sustentación. De esa manera se ahorra tiempo y se evita malestares de último momento.
12. Funciones y plazos de los evaluadores
De los plazos
El artículo 19° del Reglamento para el Otorgamiento de Grado Académico de Bachiller y Título Profesional, estipula: “
El plazo que disponen, el asesor para dar su conformidad y el especialista para revisar y evaluar la tesis o el informe, es de veinte (20) días recibido el ejemplar”. Debe interpretarse cómo días calendario al no precisarse lo contrario.
Este plazo es distinto en otras facultades. Por ejemplo para la facultad de Ingeniería Ambiental es de 5 días útiles tanto para el asesor cómo para el especialista (artículos 7.6 y 7.18 del reglamento de la FIA.
http://fia.uni.edu.pe/fiaweb/titulacion.htm ).
De las funciones
Existen grandes dudas sobre la pertinencia de las correcciones en cuanto al formato y al fondo del trabajo desarrollado.
Por un lado se entiende que la corrección del formato está a cargo del coordinador del programa de titulación respectivo, el cual devuelve el trabajo mediante el documento “Observaciones a la Presentación del Informe de Suficiencia” firmado por el coordinador, en donde se indican los errores cometidos en cada parte del informe (carátula, título de informe, dedicatoria, sumario, índice, prólogo o introducción, capítulos, conclusiones, apéndice y anexos, bibliografía).
Sin embargo, y tal vez originado por la imprecisión del formato del documento para obtener el título, o por la no precisión de las funciones de cada miembro evaluador, las correcciones de formato se dan lugar incluso en el momento de la sustentación, muchas veces contradiciendo los criterios aplicados entre los miembros del proceso de evaluación, e incluso a los aplicados de un bachiller a otro .
Propuesta: Es imprescindible lo siguiente:
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Uniformizar el formato del documento (tesis e informes).
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Uniformizar a nivel universidad, los plazos para emitir conformidad o no del trabajo desarrollado para optar el título de ingeniero.
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Debe reestructurarse y especificarse las funciones de los miembros evaluadores de la siguiente forma y en el siguiente orden:
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1. Asesor.- revisa el fondo del tema. Puede revisar la forma si los errores son evidentes. No revisa el formato en detalle.
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2. Especialista.- las mismas funciones que el asesor.
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3. Coordinador de Titulación.- este miembro o la persona que él delegue revisa la forma (formato del documento) pero no el fondo, luego de recibir la conformidad del tema por parte del asesor y del especialista. Las observaciones las debe entregar el Coordinador por escrito al bachiller.
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4. Comisión de Titulación.- verifica si el expediente cumple con los requisitos. De ser así fijará fecha y hora. Sólo pueden realizar observaciones de forma pero no de fondo..
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5. Jurado.- Acepta o rechaza la sustentación. El bachiller ejerce la defensa del trabajo presentado. El jurado no exige modificaciones o temas adicionales ya que el trabajo tiene la conformidad del Asesor y del Especialista. El bachiller no está obligado a brindar información que vulnere los acuerdos de confidencialidad
Recomendaciones Finales
1. La facultad debe revisar los documentos exigidos para el trámite de sustentación en tanto se opongan a la ley 27444. Por ejemplo se solicitan documentos que la misma institución emite, por ejemplo Certificados de Notas Depurado, Constancia de no tener medidas disciplinarias y Constancia de egresado son firmadas por el Decano, es decir el Decanato proporciona la documentación que ella misma solicita.
2. Los trámites, costos, teléfonos de contacto, disposiciones permanentes y transitorias, y demás información pertinente e indispensable para quienes optan por alguna modalidad de titulación, deben estar claramente precisadas y publicadas en las vitrinas de la FIEE, así cómo en la carpeta informativa.
3. La Universidad debería evolucionar a un sistema integral que se adecue a la ley 27444 para que de una base de datos común se proporcione la información solicitada bajo un mismo pago y procedimiento administrativo.
la incomodidad de que el expositor tenga que usar un Mouse inalámbrico de su propiedad (el cual muchas veces no es reconocido por la PC),
